Na tym etapie powstają pierwsze modyfikacje i sugestie co do zmian przebiegu procesów, które mogą być wykorzystane w trakcie jego optymalizacji. Warto przy tym zwrócić uwagę na wskazówki samych użytkowników. Ich opinie muszą być jednak dokładnie analizowane. "Nawet zaawansowani użytkownicy mają tendencję do lekceważenia wariantowości przy opisie procesu. Domyślnie zakładają, że odbywa się on zgodnie z najbardziej typowym scenariuszem, przynajmniej wstępnie, nie zwracając uwagi na sposób funkcjonowania w sytuacjach nietypowych. A tymczasem, to właśnie te wyjątki stanowią największe wyzwanie przy implementacji systemów informatycznych" - tłumaczy Tomasz Jankowski.

Optymalizacja procesów to działanie o charakterze ciągłym, ściśle związane z kolejnymi etapami rozwoju firmy. Dlatego rozpoczynając tego typu projekt, trzeba pomyśleć już o mechanizmach, które pozwalałyby na płynne i regularne usprawnienia. Gdzie leży granica tych usprawnień? Za taką należy uznać, chociażby, równomierność obciążenia pracą personelu przedsiębiorstwa. "Bardzo często okazuje się, że dzięki zmianie procesu zmienia się zakres obowiązków pracowników i ich obłożenie, i to w sposób nierównomierny. Nagle okazuje się, że dzięki zmianie część ludzi ma więcej, a część mniej pracy" - mówi Jarosław Jerke. Taka sytuacja wymaga kolejnego usprawnienia procesów.